Jak účetní kancelář DURAS.cz digitalizovala správu dokladů s pomocí DURPIO
Příběh rodinné firmy z Jihlavy, která přešla od papírů a e-mailů k modernímu systému.
Účetní kancelář DURAS.cz
Jihlava • 5 členů týmu
Účetní kancelář DURAS.cz z Jihlavy je příkladem toho, že i menší, rodinné firmy mohou udávat směr v digitalizaci účetnictví. Společnost, která dnes čítá pět členů týmu, začínala jako jednočlenná kancelář, ale díky poctivé práci a osobnímu přístupu si postupně vybudovala stabilní klientelu. Mezi její klienty patří živnostníci, malé i střední podniky, kterým DURAS pomáhá mít v účetnictví pořádek a klid.
Když se DURAS pustil do spolupráce na vývoji systému DURPIO, měl jasný cíl — zjednodušit každodenní práci účetních a zefektivnit komunikaci s klienty. Výsledek? Praktický nástroj, který dnes nejen používají ve vlastní kanceláři, ale doporučují i dalším účetním firmám, které chtějí digitalizovat svou agendu bez složitých implementací.
Jak to vypadalo před zavedením DURPIO
Problémy s doklady
- •Klienti posílali faktury e-mailem v jedné velké várce
- •Fyzické doklady v papírové podobě
- •Spousta času stráveného tříděním a dohledáváním
- •Neustálý tlak na termíny a deadline 25. dne
Časové problémy
"Věděli jsme, že jestli nezměníme způsob přijímání dokladů, nebudeme se dál posouvat. Byli jsme nuceni tlačit klienty k dřívějšímu dodávání a pořád bojovali s časem. Jenže deadline 25. den v měsíci, kdy se odesílá DPH a kontrolní hlášení, se prostě posunout nedá."
— tým DURAS.cz
Proč vzniklo DURPIO
Myšlenka z praxe
Myšlenka vytvořit vlastní systém se zrodila přímo v kanceláři DURAS.cz. Jako aktivní účetní tým měli jasnou představu, co v praxi opravdu chybí – jednoduchý, bezpečný a přehledný nástroj pro sběr dokladů, který usnadní život účetním i klientům.
"Chtěli jsme sběr dokladů zjednodušit a přesunout celý proces do digitálu. Naším cílem bylo, aby klienti mohli průběžně nahrávat doklady, aniž by je museli vozit nebo skenovat,"
— tým DURAS.cz
Zároveň chtěli systém, který by umožnil přeposílání faktur přímo z e-mailu – aby se doklady automaticky objevily připravené k zaúčtování.
Důležitou součástí byla i transparentnost a přístup pro klienty: ti nyní mohou kdykoli nahlédnout do svých dokladů, výkazů nebo reportů o podnikání.
"Chtěli jsme, aby měl klient všechno na jednom místě – účetní doklady, pracovní smlouvy i přehledy. Když přijde kontrola z finančního úřadu, stačí jen stáhnout složku a odeslat. Je to otázka minut, ne hodin."
— tým DURAS.cz
DURPIO tak vzniklo jako řešení z praxe – z konkrétní potřeby jedné účetní kanceláře, která hledala způsob, jak si zjednodušit práci a nabídnout modernější servis svým klientům.
Proč vlastní řešení místo hotového produktu
Zkušenosti s wFlow a Digitoo
Zkoušeli aplikace jako wFlow nebo Digitoo, které slibovaly automatizaci dokladů pomocí umělé inteligence. Po několika měsících testování ale bylo jasné, že žádné z těchto řešení nesplňuje jejich potřeby.
Problémy s cenou:
"Wflow jsme reálně zkoušeli a chtěli jsme na něj klienty převést. Jenže cena byla problém — klienti ji odmítali platit a pro nás by nemělo smysl hradit systém, který nám práci ve výsledku nešetřil."
Problémy s daty:
- • Automatické čtení vyžadovalo ruční kontrolu
- • Časté výpadky a nesoulady dat
- • Problémy s rychlým dohledáváním při kontrolách
Bezpečnostní rizika
"Největší problém ale byl v tom, že s daty našich klientů pracovalo hned několik externích subjektů – podpora wFlow, Dativery i AI od Rossumu, který wFlow používá. My si přitom zakládáme na mlčenlivosti a maximální ochraně klientských dat. To nám žádná z těchto aplikací nebyla schopná zaručit."
A právě z těchto důvodů se DURAS rozhodl jít vlastní cestou — vytvořit systém, který bude plně pod jejich kontrolou, bezpečný a opravdu užitečný v každodenní praxi účetních.
Jak DURPIO funguje v praxi
Průběžná práce místo měsíčního stresu
Dnes už v DURAS.cz nečekají, až se na konci měsíce nashromáždí hromady dokladů. Všechno probíhá průběžně a online – klienti posílají doklady rovnou do systému DURPIO.
"Klienti nám v průběhu měsíce nahrávají doklady a my je rovnou účtujeme. Kolikrát 5. října máme hotové celé září – to je prostě super."
Úrovně oprávnění v systému
Zaměstnanec
Vidí pouze své doklady nahrané do sběrné složky
Klient
Přehled o všech dokladech firmy, může vytvářet složky
Účetní
Třídí doklady, přístup jen ke svým společnostem
Schvalovatel
Schvaluje doklady před zaúčtováním
Jednoduché nahrávání dokladů
Faktury:
Přeposlání e-mailu na unikátní adresu sběrné složky
Menší doklady:
Vyfocení přes aplikaci v telefonu
Výsledky a přínosy
Efektivita práce
- Hotové účetnictví do 15. dne následujícího měsíce
- Podklady pro kontrolu hotové během hodiny
- Okamžitý přehled o všech dokladech
- Automatické řešení nespárovaných plateb
Spokojenost klientů
"Je to prostě super. Přehled, rychlost, jistota a hlavně klid."
— tým DURAS.cz
- • Systém pochopí i 82letý klient
- • Všechno na jednom místě
- • Automatické upozornění na chybějící doklady
- • Transparentní komunikace
Vzkaz pro další účetní kanceláře
"Nebojte se změny. Věřím, že stejně jako u nás nejsou vaši klienti s vámi jen kvůli ceně. Vidíte jejich data, znáte jejich čísla a jste pro jejich podnikání důležitou součástí. Digitalizace je budoucnost — a DURPIO vám pomůže být na ni připraveni."
— tým DURAS.cz
DURPIO je navržené pro každého
Místo toho, abyste trávili čas přepisováním dokladů a hledáním e-mailů, využijte ho efektivněji – na poradenství, analýzu a rozvoj vztahů s klienty.
Ať za vámi klient raději přijde probrat daňové přiznání v půlce roku, než aby jen vezl štos papírů.